تحلیل دقیق مراحل سیستم‌سازی فروش در کسب‌وکارهای مدرن

هر شرکت موفقی یک موتور رشد قدرتمند دارد. این موتور باید روی ماشینی باشد که سرنخ جدید جذب کند، آن‌ها را به مشتری تبدیل کند و بهشان بفروشد. اگر در اینجا از اتوماسیون استفاده شود، در وقت و هزینه صرفه‌جویی می‌شود. امروزه کسب‌وکارها به کمک سیستم سازی فروش، به طور چشمگیری فروش خود را افزایش داده‌اند.

بیایید ببینیم سیستم سازی فروش چیست و چطور انجام می‌شود. آیا ما می‌توانیم بدون کمک گرفتن از یک راهنما بخش فروش را سیستماتیک کنیم؟

سیستم فروش چیست؟

سیستم فروش پلتفرم دیجیتالی است که معیارهای کلیدی، اطلاعات مشتری و سایر مطالب مرتبط با فروش را در خود ذخیره می‌کند. این به تیم فروش کمک می‌کند اهداف و نقاط عطف فروش را پیدا کند. این سیستم به‌عنوان ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) شناخته می‌شود. این ابزار همانطور که از اسمش مشخص است تبلیغات، فروش و ارتباط با مشتری را آسان و تقویت می‌کند.

این سیستم‌ها رایانه‌ای هستند و نمای داشبوردی از داده‌ها نشان می‌دهند. این اطلاعات و داده‌ها در قالب نمودار، نقشه و جدول کنار هم نمایش داده می‌شود تا به‌سادگی بتوانید آن‌ها را مقایسه کنید. مثلاً این سیستم سن مشتریان را در قالب نمودار کنار هم آورده است. این نمودار خیلی واضح نشان می‌دهد که بیشتر از ۷۰ درصد مشتریان شما بین ۲۰ تا ۲۵ سال هستند. سیستم‌های فروش متفاوتی وجود دارند، با توجه به ابزار، معیار و وظایفی که تیم فروش‌تان دارد. می‌توانید تصمیم بگیرید کدام سیستم برای شما مناسب است.

ویژگی‌های یک سیستم فروش موفق

یک سیستم فروش موفق و مؤثر بیشتر دارای خیلی از ویژگی‌ها و ابزارهای هم‌پوشانی است که به تیم کمک می‌کند فروشش را بیشتر کند. همچنین این کمک می‌کند در وقت‌تان صرفه‌جویی کنید و به همه کارهای‌تان برسید. سیستم‌های فروش برتر در فروش B2B شامل عناصر و ویژگی‌های زیر است:

قابلیت توالی ایمیل
گزارش تجزیه‌وتحلیل فروش
گزارش تحلیلی گزارش فروش
گزارش پروفایل مشتری
داشبوردهای به روز
کنترل موجودی
سوابق تماس و ذخیره داده‌ها
نماد تعامل با مشتری
چت ربات‌های مشتری
ردیابی تبدیل
رفتار خرید مشتری
مولد پیش‌بینی فروش
پیش‌بینی‌های مصرف‌کننده
مدیریت سفارش
تقویم یکپارچه و پیگیری جلسات
سرویس زمان‌بندی خودکار
ردیاب عملکرد کارکنان
فناوری هوش مصنوعی (AI)
سیستم‌های تلفن داخلی
کنترل کیفیت
گزینه‌های پشتیبانی مشتری

سیستم سازی فروش در ۵ گام

سیستم سازی فروش شامل موارد زیر است:

سازماندهی بخش فروش استراتژیک
ایجاد استراتژی فروش
استاندارد سازی مواد فروش
پیاده‌سازی استراتژی و انجام بهینه‌سازی اضافی
تجسم KPI ها و ارائه پشتیبانی در اجرا

سازماندهی بخش فروش استراتژیک

باید سعی کنید که همراه با مشتری یک تیم استراتژیک تشکیل دهید و یک اتاق مجازی برای جلسه بسازید. این اتاق محل جلسات منظم هفتگی تیم (بازاریابی، فروش، توسعه و غیره) و طراحی استراتژی مناسب است.مرحله بعد نظارت بر اجرای عملیاتی برنامه‌ها می‌باشد. این اتاق کمک می‌کند که هماهنگ‌تر باشید. به تیم‌های مختلف امکان می‌دهد کارهای همدیگر را درک کنند و برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش کنند. وقتی که تیم استراتژی مناسب داشته باشد با صرف انرژی و وقت کمتر، موفق‌تر می‌شود.

این اتاق مکانی برای ارائه KPI یا شاخص‌های عملکردی فروش جامع با نظارت روزانه و هفتگی معیارها است. دیوار این اتاق مجازی با پوسترهایی از اهداف، نمونه‌هایی از اقدامات حرفه‌ای و موارد انگیزشی تزئین می‌شود. این باعث می‌شود که یک محیط کار با دستور تیمی برای دستیابی به اهداف جدید در فروش داشته باشید. مثلاً در این اتاق درباره نرخ تبدیل سرنخ به مشتری حرف زده می‌شود و آن را بررسی می‌کنیم و برای بهتر کردن آن استراتژی‌های مختلفی ارائه می‌شود.

ساخت یک استراتژی فروش

در مرحله اول از ساخت استراتژی فروش باید همکاران و مشاوران و همه اعضای شرکت با هم همکاری کنند. در این مرحله طوفان فکری، تجزیه‌وتحلیل، استفاده از تجربیات و داده‌های گذشته، آمارهای جهانی و بهترین روش فروش صحبت می‌شود. افراد سعی می‌کنند که با استفاده از این اطلاعات یک استراتژی برتر را بسازند. مثلاً در این جلسه گفته می‌شود بیشتر مشتریان بین ۱۸ تا ۲۵ سال هستند. آمارهای جهانی می‌گویند این افراد صمیمت زیاد را دوست ندارند. باید به این نکته در استراتژی‌تان توجه کنید.

چیزهایی که لازم است در این جلسات بررسی و درباره‌شان صحبت شود، در زیر آمده است:

سبد محصولات
بخش‌های هدف بازار
پرسونای مشتریان
مسیر خرید و قیف فروش
کانال‌های ارتباطی و پیام‌ها
تجربه مشتری مورد نظر در کل
معیارهای موفقیت

استاندارد کردن مواد فروش

بعد از اینکه استراتژی فروش را ایجاد کردید نوبت آن است که همه موارد را استاندارد کنید. این استانداردسازی بهتان کمک می‌کند تا مطمئن شوید هر کارمند فروش یا بازاریابی با استفاده از روش‌های مشابه با مشتری ارتباط برقرار می‌کند. در این مرحله از استانداردها و فرایندهای بازاریابی تعریف واضحی ارائه می‌شود. یعنی اینکه در این مرحله گفته می‌شود که چقدر با مشتریان صمیمی شوید. در این مرحله لازم است که یک کتاب فروش بسازید. تهیه کتاب فروش شامل موارد زیر است:

ارائه اصول اولیه: محصولات، بخش‌های هدف، شخصیت‌ها، مسیر خرید و غیره

فهرست و مکان مواد فروش موجود،
موارد فروش عمومی
بیانیه‌های فروش خاص و پاسخ به شکایات مشتریان
مزیت‌های رقابتی کلیدی شرکت
سؤالاتی برای درک عمیق‌تر از نیازهای مشتری
فهرست و ارائه داستان‌های مرجع
پاسخ‌های استاندارد از طریق ایمیل، تلفن و غیره
سایر مطالب مرتبط

مواد ارائه‌ای که باید آماده شود (بسته به نیاز مشتری):

پرزنت محصول یا شرکت
نمونه تک صفحه ای از محصول
بروشور
ارائه ویدیویی
کاتالوگ دیجیتال
صفحه فرود
یک پیشنهاد استاندارد با فرمول مناسب

لازم است که تیم را در فرایند تهیه مواد و مطالب راهنمایی کنید و به آن‌ها مشاوره دهید. در صورت نیاز کارهای طراحی و چاپ را با پیمانکاران خارجی نیز هماهنگ کنید. این کار کمک می‌کند روند طراحی فروش سیستمی شما خیلی سریع‌تر شود.

پیاده‌سازی و بهینه‌سازی

بعد از اینکه استراتژی فروش را ایجاد کردید و برای آن استانداردهای مناسب را وضع کردید. مثلاً استراتژی شما این است که با هر سرنخ تماس بگیرید و با آن صحبت کنید. یکی از استانداردهای‌تان این است که بیشتر از ۵ دقیقه برای هر سرنخ در یک تماس وقت نگذارید. البته این فقط یک مثال ساده است و می‌توانید با توجه به کسب‌وکارتان آن را تغییر دهید. حالا که این موارد را انجام دادید نوبت اجرای استراتژی است. این مرحله شامل پیاده‌سازی و بهینه‌سازی اضافی فرایندهای بازاریابی و فروش است. از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان موارد زیر را نام برد:

معرفی یا به‌روزرسانی فناوری‌های پشتیبانی فرآیند (نرم افزار CRM، اتوماسیون بازاریابی و غیره)،

تعیین ضرب الاجل استاندارد (برای پاسخگویی به مشتریان و غیره)
بهینه‌سازی کانال‌های دیجیتال برای تولید سرنخ
از بین بردن گلوگاه و غیره (گلوگاه مشکلی در رایانه است که مانع از حداکثر استفاده از آن می‌شود. بهتر است که بگویم بازدهی رایانه و سیستم را کاهش می‌دهد)

مزایای سیستم سازی فروش چیست؟

سیستم سازی فروش مزایای زیادی دارد، اگر یادتان باشد در بالا به چند تا از آن‌ها اشاره کردیم. دیگر مزیت‌های این روش شامل موارد زیر است:

تشویق کار تیمی و همکاری؛ چون پلتفرم‌ها از بخش‌های مختلف مثل فروش، بازاریابی و امور مالی استفاده می‌کنند و افراد این تیم‌ها را به هم نزدیک می‌کند و درنهایت باعث تقویت کار تیمی می‌شود. ثبت بی‌درنگ داده‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند تا برای یک هدف مشترک تلاش کنند.
تربیت استعداد جدید؛ یک سیستم فروش با اطلاعات سازماندهی شده و پیش‌بینی‌ها می‌تواند به شما کمک کند که در هنگام استخدام کارمندان جدید آن‌ها را آموزش دهید.
برخورد آسان با سرنخ؛ با کمک این سیستم می‌توانید خیلی راحت با سرنخ‌های جدید تعامل کنید. چون این سیستم به شما سرنخ‌ها را نشان می‌دهد و آن‌ها را اولویت بندی می‌کند. مثلاً می‌گوید فلان مشتری ۷۰ درصد احتمال دارد خرید کند و فلان مشتری ۵۰%.
صرفه‌جویی در زمان و منابع مالی؛ سازماندهی اطلاعات مشتری کاری زمان‌بر است. در گذشته که ابزاری برای این سازماندهی داده‌ها وجود نداشت تیم فروش بیشتر وقتش را صرف این کار می‌کرد. ولی وقتی این کار به‌صورت خودکار انجام می‌شود.
رسیدن به اهداف و فراتر رفتن؛ اساس یک سیستم فروش نظارت و پیگیری درآمد در سطح تیم، بخش یا شرکت است. این بهتان امکان می‌دهد استراتژی فروش خود را بهینه کنید.
یک گردش کار خودکار ایجاد کنید؛ تا اینجا آمده‌اید اگر دقت کرده باشید و یادتان باشد گفتم که این سیستم کمک می‌کند اطلاعات مربوط به کاربر به‌صورت خودکار در کنار هم ثبت شود. این باعث صرفه‌جویی در وقت و انرژی می‌شود. جدا از آن خیلی از کارهای دیگر به‌صورت خودکار انجام می‌شود. این کمک می‌کند حتی در هزینه‌های مالی هم صرفه‌جویی شود.

سیستم‌هایی برای سیستم سازی فروش

در اینجا چند سیستم را معرفی می‌کنیم که دارای فرآیندهای منسجم و یکپارچه‌ای هستند.

سیستم ۱- تشکیل یک تیم خوب از افراد بااستعداد

این سیستمی برای تشکیل تیم‌های فروش موفق است که چطور افراد با استعداد را انتخاب کرده با آنها مصاحبه کرده و در نهایت آنها را استخدام کنید
فرآیند انتخاب افراد شایسته برای تیم فروش
فرآیندها و شیوه‌های مصاحبه با افراد
استفاده از یک سیستم امتیازدهی استاندارد

سیستم ۲- توسعه تیم

فرآیندهای آنبوردینگ افراد تازه استخدام شده
فرآیندها و تکنیک‌های آموزش مستمر
فرآیندهای توسعه، یادگیری و ایفای نقش
روش‌های کوچینگ شخصی موثر

سیستم ۳- فرهنگ فروش

توسعه ارزشهای اصلی و استانداردهای عملکرد تیم فروش
رویکرد طراحی فعال فرهنگ فروش

سیستم ۴- مدیریت فروش

فرآیندهایی برای تنظیم تعداد جلسات فروش
فرآیندهایی برای نحوه بررسی معاملات، پیش بینی فروش، مدیریت قیف فروش و غیره
رویکردهایی برای رهبری موثر و نحوه انگیزه دادن به اعضای تیم
سیستم‌سازی فرآیند فروش تکراری خودتان
فرآیند و روشهایی برای هماهنگی فروش و بازاریابی

سیستم ۵- فروش، روش‌ها و تکنیک‌ها

انتخاب متدولوژی فروش و جزئیات آن
مراحل تطبیق فروش با نحوه خرید مشتریان

سیستم ۶- رشد و تسریع قیف فروش

فرآیندی برای بهبود قیف فروش از طریق تولید تقاضا
فرآیندی برای پیدا کردن موثر مشتری بالقوه
هماهنگی و روشهایی برای تسریع روند قیف فروش

پرسش‌های عمومی:

1. سیستم‌سازی فروش چیست؟ سیستم‌سازی فروش به معنای طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای خودکار و منظم است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای فروش را به‌طور مؤثرتر و با کاهش خطاها انجام دهند. این سیستم‌ها شامل ابزارها و استراتژی‌هایی هستند که فروش را بهینه‌سازی و مدیریت می‌کنند.
2. چرا سیستم‌سازی فروش مهم است؟ سیستم‌سازی فروش باعث می‌شود که کسب‌وکارها بتوانند فروش خود را به‌طور منظم، شفاف و با حداقل تلاش‌های اضافی مدیریت کنند. این کار موجب افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، و بهبود تجربه مشتری می‌شود.
3. آیا سیستم‌سازی فروش تنها برای کسب‌وکارهای بزرگ است؟ خیر، سیستم‌سازی فروش برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیز ضروری است. این فرآیند به کمک تکنولوژی‌های مختلف می‌تواند فروش را برای هر کسب‌وکاری ساده‌تر و مؤثرتر کند.
4. چه ابزارهایی برای سیستم‌سازی فروش وجود دارد؟ ابزارهای متنوعی برای سیستم‌سازی فروش وجود دارند از جمله CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان)، اتوماسیون بازاریابی، ابزارهای تحلیل داده‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای فروش.
5. آیا سیستم‌سازی فروش به افزایش درآمد کمک می‌کند؟ بله، با ایجاد یک سیستم فروش منظم و مؤثر، کسب‌وکارها می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند، نرخ تبدیل بالاتری داشته باشند و در نتیجه درآمد خود را افزایش دهند.

پرسش‌های تخصصی:

1. چگونه می‌توان یک سیستم فروش خودکار راه‌اندازی کرد؟ برای راه‌اندازی یک سیستم فروش خودکار، ابتدا باید فرآیندهای کلیدی فروش شناسایی و سپس با استفاده از نرم‌افزارهای مناسب، این فرآیندها اتوماسیون شوند. این شامل ارسال ایمیل‌های خودکار، پیگیری‌های خودکار و تحلیل داده‌ها برای بهبود استراتژی‌های فروش است.
2. آیا سیستم‌سازی فروش می‌تواند بر رضایت مشتری تأثیر بگذارد؟ بله، سیستم‌سازی فروش باعث می‌شود که تعاملات با مشتریان منظم‌تر و دقیق‌تر شود. این امر باعث می‌شود که مشتریان تجربه بهتری از خرید داشته باشند و احتمال بازگشت آنها افزایش یابد.
3. چگونه می‌توان سیستم فروش را با استفاده از داده‌ها بهینه‌سازی کرد؟ جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های فروش از مهم‌ترین بخش‌های بهینه‌سازی سیستم فروش است. با استفاده از داده‌ها می‌توان روندهای موفق را شناسایی کرد و بر اساس آنها استراتژی‌های جدید طراحی کرد.
4. چه تفاوتی بین سیستم‌های فروش سنتی و مدرن وجود دارد؟ سیستم‌های فروش سنتی به صورت دستی و با دخالت زیاد نیروی انسانی کار می‌کردند، در حالی که سیستم‌های مدرن با استفاده از تکنولوژی‌هایی مانند CRM و اتوماسیون به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا فروش را به صورت خودکار و با کارایی بالاتری انجام دهند.
5. چگونه می‌توان عملکرد سیستم فروش را اندازه‌گیری کرد؟ برای اندازه‌گیری عملکرد سیستم فروش، معیارهایی مانند نرخ تبدیل، میانگین ارزش فروش، زمان فروش و رضایت مشتریان مورد بررسی قرار می‌گیرند.

چکیده: سیستم‌سازی فروش به معنای طراحی فرآیندهای خودکار و بهینه‌شده برای مدیریت فروش است. این کار با استفاده از ابزارهای فناوری مانند CRM، اتوماسیون بازاریابی و تحلیل داده‌ها انجام می‌شود. هدف اصلی این فرآیند افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری است. سیستم‌های فروش می‌توانند برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ مفید باشند و به طور مستقیم بر درآمد و رضایت مشتری تأثیرگذارند.