طراحی پرزنتیشن حرفه‌ای: اصول و راهکارهای کلیدی

برای طراحی یک پرزنتیشن حرفه‌ای، ۱۰ نکته ضروری و هدایت‌شونده عبارتند از:

1. تعیین هدف و مخاطب اصلی پرزنتیشن: شناسایی نیازها و انتظارات مخاطبان.
2. ساختار منطقی و چارچوب مناسب: ایجاد یک جریان روایی قوی با ابتدا، میانه و انتها.
3. استفاده از اصول طراحی بصری موثر: استفاده از رنگ، فونت و تصاویر جذاب.
4. ایجاد تعادل بین متن و تصویر: عدم اشباع اسلایدها با جزئیات زیاد.
5. انتخاب و به‌کارگیری مناسب ابزارها: استفاده از نرم‌افزارهای پرزنتیشن حرفه‌ای.
6. خلاقیت و نوآوری در ارائه محتوا: استفاده از تکنیک‌های جذاب برای انتقال پیام.
7. حفظ انسجام و یکپارچگی در طول پرزنت: رعایت هماهنگی بصری و محتوایی.
8. توجه به جزئیات و بازخورد مخاطبان: پرهیز از اشتباهات و توجه به بازخوردها.
9. تمرین و آماده‌سازی برای ارائه موثر: تسلط بر محتوا و مدیریت زمان.
10. درنظرگرفتن نیازهای فنی و اجرایی: آمادگی برای شرایط متفاوت ارائه.

یکی از بزرگترین چالش‌های تیم‌های فروش و بازاریابی B2B، آماده کردن متن پرزنت محصول به گونه ای است که یک محصول را از رقبایش متمایز ‌کند. برای این منظور می‌توانید از نمونه متن پرزنت کمک بگیرید.

یک نمونه متن پرزنت خوب چیزی بیش از یک طرح، یک نسخه نمایشی یا فهرستی از آمار و ارقام است. متن پرزنت اگر به خوبی تنظیم شود، توجه مشتریان را جلب کرده و آنها را به سمت خرید سوق می‌دهد. اما یک متن پرزنت خوب چگونه است و چطور می‌توانید پرزنت خود را برای مخاطبان‌تان جذاب کنید؟

در این مقاله نگاهی به استراتژی‌های مبتنی بر داده، تکنیک‌ها و تصاویر متقاعد‌کننده‌ای که در اسلایدها برای ایجاد پرزنت فروش جذاب و کاربردی به کار گرفته می‌شود، می‌اندازیم. اما قبل از هر چیزی بیایید ببینیم در اسلایدهای پرزنت محصول چه نکاتی را باید رعایت کنید؟!

پرزنت حرفه‌ای با کمک ۷ اسلاید

اسلاید عنوان: شامل نام، هدف و شعار شرکت.
تصویری از آمار: اسلاید با آمار و نمودارهای مرتبط با متن پرزنت.
تصویری از فواید: زندگی با محصولات شما چگونه به نظر می رسد.
بررسی اجمالی شرکت: چه کسی هستید و چه کاری برای مشتریان خود انجام می‌دهید.
اسلاید پل: حاوی بیانیه‌های کوتاه نتایج
اسلایدهای اثبات اجتماعی: لوگو‌های مشتریان با بیانیه ماموریت شما در یک اسلاید.
اسلاید تماس با ما: شامل اطلاعات تماس مانند شماره تلفن، ایمیل و آدرس جهت برقراری ارتباط مشتری‌ها با کسب و کارتان

بسیاری از شرکت‌های برای پرزنت محصولات و خدماتشان از این روش استفاده می‌کنند. اما چطور باید یک پرزنت حرفه‌ای داشته باشیم؟ جواب این سوال در نمونه پرزنت‌هایی است که در ادامه برایتان آورده‌ایم.

مهم‌ترین تکنیک‌های پرزنت حرفه‌ای

نمونه پرزنت محصول

لبخند و سادگی افراد را به یاد ماندنی‌تر می‌کند.

مطالعات روانشناسان نشان می‌دهد که ما لبخند را سریعتر از هر حالت دیگری و تنها‌ در زمان ۵۰۰ میلی ثانیه در ذهن‌مان ثبت می‌کنیم. هنگامی‌که از شرکت کنندگان در یک مطالعه خواسته شد تا حالات افراد را به خاطر بیاورند، این افراد چهره‌های شاد را بیشتر از چهره‌های خنثی به یاد می‌آوردند. بنابراین بهتر است یک عکس شاد در اسلایدهای مقدمه و فواید محصولاتتان اضافه کنید و افراد با صورت‌های خنثی را در اسلایدهای آمار نگه دارید. قرار دادن ‌این تصایور یک تکنیک متقاعدسازی عمدی است.

در ادامه به بیان چند تکنیک پرکاربرد در هنگام پرزنت فروش می‌پردازیم.

تاکتیک شماره ۱: از تصاویر گرافیکی ساده استفاده کنید

از تصاویر گرافیکی ساده بدون متن برای انتقال منظور خود به دیگران استفاده کنید. برای مثال در صفحه دوم اسلایدهایتان بعد از معرفی، یک گوشی ساده موبایل بگذارید. تصویری که همه ما می‌توانیم با آن ارتباط برقرار کنیم. دلیل اثربخشی چنین تکنیکی ‌این است که ثابت شده تصاویر گویاتر از کلمات هستند. در ارائه‌ها، تصاویر به شما کمک می‌کنند با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید. به جای ‌اینکه همه چیز را در قالب کلمات به آن‌ها‌ توضیح بدهید، بهتر است به بینندگان‌تان اجازه تفسیر بدهید زیرا باعث ‌ایجاد اعتماد می‌شود.

تاکتیک شماره ۲: از نمادها ‌استفاده کنید

به جای فهرست کردن و نوشتن جملات طولانی، از نمادها‌ برای نمایش آماری که مقایسه می‌کنید استفاده کنید.برای مثال یک مجموعه ۳۰ نفره از ۱۰۰ نفر را با رنگ متفاوتی نشان بدهید. در مقایسه یک گروه ۸۰ نفره از ۱۰۰ نفر را رنگی کیند. با این نماد تقابل انتخاب افراد را به نمایش می‌گذارید. علت بازدهی چنین تکنیکی این است که ما تصاویر را ۶۰۰۰۰ برابر سریعتر از متن پردازش می‌کنیم.

تاکتیک شماره ۳: استفاده از آمار

در هنگام پرزنت مشتری آمار و اعدادی را بیان کنید که موفقیت واقعی کسب و کار‌تان را به مزایایی که به مخاطبان خود می‌گویید مرتبط می‌کند. برای مثال به تصویر زیر دقت کنید.

آمار پیگیری مشتری ۷۸%

دلیل کارایی این تکنیک این است که نمایش دقیق جزئیات ثابت می‌کند که شما حقیقت را می‌گویید.

اسلاید پل را به پرزنت محصول/خدماتتان اضافه کنید

همان‌طور که بدون داشتن وسیله نقلیه نمی‌توانید از شهری به شهر دیگر سفر کنید، نمی‌توانید مسیر اتفاقات «قبل» و «بعد» از محصول یا خدماتتان را بدون پل به یک‌دیگر متصل کنید. به عنوان یک ایده کاربردی و جذاب برای تهیه نمونه متن پرزنت محصول، می‌توانید هدف از کسب و کار و نام برترین مشتریان خود را هنگام پرزنت و در اولین اسلاید قرار دهید. داشتن یک اسلاید پر از لوگو برای مشتریان در هنگام پرزنت فروش غیرعادی نیست، اما با نشان دادن اینکه دقیقا چه کاری برای هر یک از این شرکت‌ها ‌انجام می‌دهید، باعث می‌شود مخاطبانتان استراتژی شما را بهتر به ذهن‌شان بسپارند. در نتیجه کسب و کاری با استفاده از این استراتژی یک قدم از رقبایش جلوتر خواهد بود.

منظور ما از عبارات قبل، بعد و پل در هنگام پرزنت کسب و کارهای مختلف مفاهیم زیر است:

قبل: نیازهای مشتری به محض ظهور
بعد از: آنچه کسب و کار شما برای مشتریانش انجام داده است
پل: چگونه به اهداف خود دست یافتند (اقدامات و نتایج خاص)

اجازه بدهید با چند تاکتیک اسلاید پل را بهتر توضیح بدهیم.

تاکتیک شماره ۴: از نمودارها ‌و معادلات استفاده کنید

از آنجایی که منحنی‌ها، نمودارها ‌و معادلات برای ادعاهای خود به یک مبنای علمی ‌اشاره می‌کنند، بنابراین دارای اعتبار بالایی هستند و قدرت متقاعد کنندگی خوبی دارند. بنابراین بهتر است در جلسه پرزنت محصول از تصاویر گرافیکی، نمودارهای ون (Venn) ‌یا معادلات در اسلایدها برای نشان دادن نحوه عملکرد کسب و کار‌تان و تاثیرپذیری مشتریان خود استفاده کنید. اسلاید پل را با نمودارهایتان جذاب کنید.

تاکتیک شماره ۵: بولت گذاری را محدود کنید

استفاده از فهرست‌ها و بولت گذاری متن راه جالبی برای جلب توجه مخاطب نیست. از هر ۵ اسلاید فقط یک لیست داشته باشید کافی است. طبق یک بررسی از طراحی اسلاید‌های معرفی محصولات، نمایش بصری تاثیر فوق العاده بیشتری نسبت به توضیح یک موضوع با کمک فهرستی از ویژگی‌های آن محصول (موضوع خاص) دارد. مخاطبانی که در این آزمایش شرکت کردند، اطلاعاتی که به کمک نمایش بصری به آنها اراده شده بود را بیشتر از فهرست‌ها به یاد می‌آورند.

با طرح سوال مخاطبان خود را بین دو راهی قرار دهید

از سوالات هدایت کننده استفاده کنید. از بیننده بخواهید یک گزینه انتخاب کند. در چنین شرایطی به دلیل محدود‌تر کردن قدرت تمرکز، مخاطبان حق انتخاب زیادی ندارند، بنابراین ناگزیر به انتخاب کردن هستند در نتیجه شانس شما به عنوان ارئه دهنده برای جذب و تبدیل مخاطب به مشتری افزایش می‌یابد.

در ادامه با دو استراتژی کاربردی دیگر در زمینه پرزنت فروش آشنا می‌شویم.

تاکتیک شماره ۶: داستان بگویید

جالب است بدانید که داستان سرایی در هنگام فروش با شروع و پایانی شفاف باعث ‌ایجاد هورمون اکسی توسین در مخاطبان می‌شود. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم داستانی را در مورد روند کلی کسب و کار، چالش‌ها‌ و فرصت‌های پیش روی مشتریان در اسلاید‌های متوالی تعریف کنید و در نهایت به آن‌ها ‌نشان دهید که همیشه یک راه‌حل برای مشکلات و خواسته‌هایشان دارید.

تاکتیک شماره ۷:‌ محصولات و خدمات خود را با یک‌دیگر مقایسه کنید

علاوه بر به‌کار‌گیری دیدگاه قبل و بعد برای نشان دادن مزایا و امکاناتی که در اختیار مخاطبان خود قرار ‌می‌دهید، مقایسه محصولات با یک‌دیگر نیز می‌تواند روشی عالی برای شفاف سازی بیشتر و متقاعد‌سازی آن‌ها ‌برای پیوستن در گروه مشتریان کسب و کار شما باشد. تکنیک مقایسه محصولات به پرزنتور امکان می‌دهد مزایا را ساده‌تر و راحت‌تر در اختیار ببیندگان خود قرار دهد و با عکس‌های استوک واکنش‌های احساسی مخاطبان خود را برانگیزد.

با استفاده از رنگ‌ها‌ در اسلایدها هیجان ‌ایجاد کنید

از نظر روانشناسی دیدن رنگ‌ها‌ می‌تواند خلق و خوی ما را تغییر دهد. برای هدایت احساسات مخاطبان‌ از رنگ‌ها‌ استفاده کنید. برای مثال رنگ سبز نوید دهنده‌ی صلح و سازش است. رنگ خاکستری آرامش‌بخش و رنگ آبی حس اعتماد را ایجاد می کند.

علاوه بر این ثابت شده است که رنگ قرمز ضربان قلب را افزایش می‌دهد و با فعال بودن، پرخاشگری و صریح بودن همراه است. اگر به اسلایدهای لینکدین دقت کنید از رنگ آبی و قرمز به تناوب استفاده زیادی می‌کند.

به عنوان یک نکته‌‌ی کلیدی توجه کنید که هنگام استفاده از رنگ‌ها ابتدا با تیم بازاریابی خود مشورت کنید و یک پالت رنگ خاص که با اهداف و شعار برند‌تان هماهنگ است را در اسلایدها و پلتفرم‌های تبلیغاتی خود به کار بگیرید.

تاکتیک ۸: یک CTA در اسلاید نهایی پرزنت قرار دهید

در آخرین اسلاید خود یک فراخوان برای اقدام واضح مخاطبان خود قرار دهید. برای مثال یک گزینه «اگر اطلاعات بیشتری نیاز دارید به صفحه زیر مراجعه کنید» در اسلاید نهایی قرار بدهید. با توجه به پارادوکس انتخاب هرچه گزینه‌های بیشتری در هنگام پرزنت محصول داشته باشید و در اختیار مخاطبان خود قرار دهید، احتمال این‌که داده‌ها و حرف‌هایتان تاثیر و کارایی کمتری داشته باشد، بیشتر است.

۷ کاری که در پرزنت حرفه‌ای نباید انجام دهید

حالا که فهمیدید یک پرزنت خوب چه ویژگی‌هایی دارد و چطور می‌توانید پرزنت خوبی داشته باشید، بیایید ببینیم چه کارهایی را نباید انجام دهید.

مطالب بیش از حد زیاد را در یک پررنت نیاورید. در عوض بهتر است از چند اسلاید استفاده کنید.
فکر نکنید که مخاطب هم نظر شما را دارد. از یک سری اطلاعات اصلی و پایه استفاده کنید.
بی مقدمه درباره شرکت‌تان صحبت نکنید. بهتر است پرزنت خود را با یک رابطه شروع کنید.
از روی اسلایدها نخوانید. بیشتر از اینکه تکست بنویسید، در اسلایدها از تصاویر استفاده کنید و خودتان توضیح دهید.
عصبی نباشید تا مخاطب‌تان را هم ناراحت نکنید. در طول پرزنت با مخاطب تماس چشمی برقرار کنید و آرامش و اعتماد به نفس خود را حفظ کنید.
بررسی کنید دستگاه‌ها مشکل فنی نداشته باشند. بهتر است کمی زودتر در جلسه حاضر شوید و چک کنید همه چیز درست کار کند.
خیلی سریع از روی اسلایدها رد نشوید. روی هر صفحه به اندازه کافی مکث کنید و بر نکات مهم آن تاکید نمایید.

جمع‌بندی

قبل از کاری با تیم بازاریابی مشورت کنید. یک راهنمای سبک ارائه از رنگ، لوگو و سبک فونت متنی که می‌نویسید، تهیه کنید. برای اینکه یک اسلاید حرفه‌ای پرزنت محصول داشته باشید به سه سوال زیر جواب بدهید.

نقاط درد مشتری چیست؟

چه تصویری بیشترین تاثیر را روی مخاطب من دارد؟

شرکت ما چطور وارد بازی بشود؟

با کمک جواب این سه سوال سه دسته اسلاید بسازید. اسلایدهای قبل، بعد و پل. از مدیر حساب مشتریان یا مدیر بازاریابی بپرسید کدام مشتری‌ها را در اسلایدها معرفی کنید.

برای تصویرسازی هم می‌توانید از سایت‌هایی مثل Canvas کمک بگیرید و تصاویر مورد نیازتان را بسازید.